Przeprowadzka firmy to spore wyzwanie. Każdy, kto zmieniał kiedykolwiek miejsce zamieszkania, wie, jak trudnym procesem jest przeprowadzka. W przypadku zmiany lokalizacji biura zadanie jest jeszcze bardziej utrudnione. To nie tylko zmiana pieczątki firmowej i transport biurek. O czym nie można zapomnieć? Jakie kroki należy podjąć, kiedy decydujemy się na przeprowadzkę? Z pewnością trzeba wykonać ją w możliwie jak najkrótszym czasie, żeby zachować ciągłość działania firmy. Podpowiadamy, jak krok po kroku sprawnie zorganizować przeprowadzkę biura do nowego miejsca.
Krok 1. Przygotowanie planu przeprowadzki i pakowanie
Podstawą każdej przeprowadzki jest odpowiednie planowanie. W przypadku biura ma to jeszcze większe znaczenie i wymaga doskonałej organizacji logistycznej.
To świetna okazja do przeprowadzenia inwentaryzacji i pozbycia się zalegających, przedawnionych dokumentów i starego, nieużywanego sprzętu. Dobrym pomysłem jest wczesne poinformowanie pracowników o zmianie adresu, tak, żeby mieli czas uporządkować swoje stanowiska pracy, co zdecydowanie usprawni cały proces.
Przyda się opracowanie planu rozmieszczenia wyposażenia w nowym miejscu. W tym celu najlepiej dokonać pomiaru mebli i sprzętu i dopasowanie ich rozkładu do biura, do którego się przenosimy. To przyspieszy rozładunek i zapobiegnie problemom z niedopasowaniem elementów do nowej przestrzeni.
Teraz możemy zająć się pakowaniem i opisywaniem kartonów. Tutaj doskonała organizacja będzie niezbędna. To czas na demontaż urządzeń, zabezpieczenie mebli i pakowanie towaru do handlu, jeśli taki mamy. Nie możemy też zapomnieć o solidnym zabezpieczeniu dokumentów. W tej chwili większość ważnych firmowych dokumentów przechowuje się w bazach danych w sieci. Jednak każdy biznes ma też papierową dokumentację, o którą koniecznie trzeba zadbać. Każde opakowanie należy dokładnie opisać i sporządzić ich listę.
Krok 2. Wybór firmy przeprowadzkowej
O ile prywatną przeprowadzkę możemy próbować organizować na własną rękę, tak przeprowadzkę firmową najlepiej powierzyć wyspecjalizowanej w tym firmie, takiej jak master-moving.pl. Przed transportem należy dokładnie ustalić, co jest do spakowania i przewiezienia oraz jakie są konieczne zabezpieczenia i środki ostrożności. Dokładne określenie oczekiwań i warunków pomoże uniknąć zamieszania i nieporozumień.
Dobrze będzie ustalić dni lub godziny przeprowadzki w czasie, kiedy w biurze nie ma pracowników, na przykład po południu lub w weekend.
Krok 3. Przekazanie informacji o przeprowadzce urzędom, klientom i dostawcom usług
Niezbędnym elementem przeprowadzki jest aktualizacja danych w urzędach, jak choćby zmiana adresu w CEIDG. Można tego dokonać w urzędzie gminy lub online. Równie ważne jest zakomunikowanie zmiany dostawcom usług (bank, operator komórkowy, firma kurierska) i kontrahentom, którzy zajmują się zatowarowaniem firmy. Kogo jeszcze musimy zawiadomić o przeprowadzce? Przede wszystkim klientów. Jest to szczególnie istotne, jeżeli prowadzimy sprzedaż stacjonarną. Warto zaktualizować dane o lokalizacji na stronie internetowej i koniecznie jasno poinformować o tym w naszych mediach społecznościowych.
To prawda, że przeprowadzka biura jest dużym przedsięwzięciem. Jeżeli jednak odpowiednio ją zaplanujemy i powierzymy transport specjalistom, wszystko przebiegnie bez komplikacji.
0 komentarzy
